Miten meistä tuli ISO standardoitu yritys?
Kerron blogikirjoituksessa lyhyesti, miten päädyimme lähtemään ISO standardoimisprojektiin. Lue tarinamme alta.
Aurinkorannikolta kaikki alkoi
Joulukuussa 2019 olimme pimeyttä paossa vaimoni kanssa Espanjan aurinkorannikolla ja mahtavana yllätyksenä tapasimme vaimoni ystävän Tiina Lehtosaaren matkalla.
Uuden vuoden dinnerilla tuli puheeksi Tiinan työ ja hän kertoi mm siitä, että myös pienille yrityksille olisi nykyisin kohtuuhintaista hakea ISO standardeja.
Kiinnostuin tästä kovasti, mutta olen pitänyt niitä aina isojen firmojen juttuina, joten pyysin Tiinaa kertomaan lisää – ja näinhän me sitten Suomeen palattuamme järjestimme meillä firmalla palaverin, jossa tätä asiaa käytiin läpi työn määrän, hintojen prosessien kautta.
Mihin ihmeeseen olen taas lupautunut mukaan?
Olisiko meistä tähän? Mitä hyötyä tästä voisi olla pienelle yritykselle, jonka liikevaihto on miljoonan euron luokkaa? Myös tiimiläisemme hieman aluksi kyseenalaistivat tämän projektin järkevyyttä. Lopuksi päädyimme tekemään ja hakemaan sekä ISO 9001:2015 että ISO14001:2015 -sertifikaatteja.
Vaikka hinta tuntui aluksi hieman aiheuttavan kylmiä väreitä, päätin kuitenkin, että kyllä me tähän lähdemme mukaan. Saimme vielä sovittua maksujärjestelyistä Tiinan edustaman yrityksen kanssa. Sain hyväksynnän myös Optiikka Juurinen Oy:n toisen omistajan, Elenan kanssa ja asia lähti etenemään vauhdilla.
Vieläkin mietitytti, että mihinkähän sitä on tullut lähdettyä mukaan.
Kävimme tammi-helmikuussa 2020 Tiinan kanssa läpi yhdessä PKYLAATU.fi standardointiyrityksen ohjelmistoja ja vinkkejä läpi ja sain tehtäväkseni palaverien jälkeen kirjoittaa niitä kohtia ylös, joita meillä ei vielä ollut valmiina. Terminologia eli slangi oli ihan vierasta; poikkeamat, sisäinen ja ulkoinen auditointi, lainsäädäntö, jatkuva parantaminen, listaa voisi jatkaa pitkään.
Oudot sanat alkavat saada merkityksensä
Pikku hiljaa tekemällä sanat alkoivat saada merkitystä ja onnistuin yhdistämään niitä melko hyvin meidän toimintaamme. Ajan käytön kohdalla meillä oli muutenkin firmalla tosi vilkasta, tätä standardoimisasiaa tein usein iltaisin ja aamuisin ennen töihin menoa. Täytyy myöntää, että välillä oli rankkaa. Mutta saimme kuin saimmekin paketin kasaan ja seuraava virallinen kokous oli nimeltään Sisäinen auditointi. Siinä Tiina sparrasi meitä, kun kävimme läpi tiimiläistemme kanssa seuraavia kysymyksiä:
• Voisitko kuvata, miten teet prosessin tukkukauppa, kuluttajakauppa ja myyntiprosessi?
• Voisitko kuvata lähetyksen pakkausprosessin?
• Riskit ja mahdollisuudet?
• Mitä voit parantaa toiminnassasi?
• Mitä haluat tunnustaa, mistä olet ylpeä?
Ilman Tiinan ohjausapua tämä työ olisi kestänyt ikuisuuden, siksi suosittelenkin konsultointia.
Tämä tapahtui maaliskuun alussa - sitten iski korona.
Koronan vaikutus prosessiin olematon
Onneksi olimme jo juuri ehtineet tehdä tämän sisäisen auditoinnin ja johdon katselmuksen, ja olimme tässä vaiheessa loppusuoralla standardoimisprosessissa. Lisäsin vielä muutamia puuttuvia dokumentteja PKY-laatu -palveluun ja sitten sovimme, että on aika siirtyä ulkoiseen auditointiin. Koronan vuoksi tämä jouduttiin tekemään etänä MS Teams ympäristössä, mutta Jyrki Auvinen onnistui tekemään tilanteesta oikein mukavan ja se siis tehtiin 23.4.2020. Auditointi kesti parisen tuntia ja sieltä löytyi vain kolme lievää poikkeamaa. Opin myös taas uuden sanan auditoijaltamme: scope – se tarkoittaa toimialaamme, joka on virallisesti nyt Optisen ja silmäterveyden tukku- ja kuluttajakauppa.
Poikkeama käytännössä tarkoittaa jotain asiaa, jota ei ole dokumentoitu tai dokumentointi on tehty huonosti tai väärin, näin asian itse ymmärsin. Nuo kolme asiaa olivat melko nopeita korjata, kaksi niistä tein jo samana iltana.
Seuraavana päivänä teimme Hätätilannevalmiuden testaamisen Teams-palaverin avulla yhdessä tiimiläistemme Elenan, Aulikin ja Teon kanssa. Teo kirjasi asiat ylös ja kirjoittaa ensi viikolla puhtaaksi testaustilanteen.
Summa summarum
Tämä on ollut todella antoisa kokemus. Olemme kuvanneet melko yksityiskohtaisesti prosessejamme erilaisiin kaavioihin, tehneet toimenkuvauksia jokaisen työstä ja tulemme jatkossa huomattavasti entistä tarkemmin koordinoimaan toimintaamme, jonka näen olevan asiakkaidemme eduksi.
Kuvasin yrityksemme arvot seuraavasti:
• asiakas on ykkönen
• luottamus
• uudistuminen
Uskon vahvasti, että ISO 9001 laatu- ja ISO 14001 ympäristöstandardi tulevat varmistamaan toimintamme läpinäkyvyyden ja ammattimaisuuden tulevina vuosina. Yksi hienoin anti tässä kehittämistyössä on ollut huomata, miten parannamme jatkuvasti omaa työtämme ja toimintatapojamme. ISO-standardi antaa kehittämiseen upeat työkalut.
Minkälaisia palveluita meiltä oikein on mahdollista saada?
Meillä on kolme verkkosivustoa ja lisäksi avaan verkkokurssisivuston lähiaikoina:
Profiilisivusto https://www.optiikkajuurinen.c...
Verkkokauppa B2B https://www.optiikkajuurinen.f...
Verkkokauppa B2C https://www.optiikkaonline.fi/
Verkkokurssit https://www.juurinenakatemia.c...
https://www.academyofvision.co...
Kokoan lopuksi tähän meidän keskeisemmät tuotteet ja palvelut eri sidosryhmille:
Rudy Project ryhmä 101
• Urheilulasit
• Kypärät
• Erikoislinssit
• RX linssit
Oculus ryhmä 19
• Silmälaitteet ja koekehykset
- Topografia (Keratogra 5M ja 4, sekä Easygraph), joilla tutkitaan sarveiskalvoa
- Tomografia ( Normaali Pentacam, sekä HR ja AXL mallit), mittaa etu- ja takaosan sarveiskalvon topografiaa.
- Refraktiolaitteet ( Vissard 3D ja Park 1, joka mittaa mm. keratometriarvot)
- Tonometri (Corvis ST, tallentaa sarveiskalvon reaktiota)
• Koekehykset
- Universal Trial Frame UB4, UB5 (lapsille) ja UB6, joilla voi mitata taitekertoimia.
Lea-testit ryhmä 191
• Lukuisat näkötestit sekä lapsille että aikuisille
- LEA-ytimen testit (LEA-symbolit, LEA-numerot, LEA-matala kontrasti, kognitiivinen visio)
- Valolaatikot ( mm. ESV1018 ja ESV1200)
- Lukukortit
UK Implant ryhmä 1922
• silmäliuskat
- High Molecular fluoresiini
- Sodium fluoresiini
- Schirmer test
Fresnel Prism ja linssit ryhmä 193
• 3M prisma-fresnel linssit
- 3M press – on prismat
- Fresnel objektiivin puhdistuspakkaus ja trial setit
Master Aid ryhmä 21
• Ortopad silmäpeitot (kuviolliset pojille ja tytöille 50kpl pakkauksissa, ihonvärinen ja valkoinen silmäpeitto, Ortolux silmäsuoja)
Heine optotekniikka ryhmä 22
• Oftalmologia, silmäsairauksienen hoito
- Suorat ja epäsuorat oftalmoskoopit, retinoskoopit, retinometrit (LAMBDA100) ja käsikäyttöiset rakolamput
Ocusoft ryhmä 221
• Kuivasilmäisyys
- Silmämaskit ( Quartz kirkas linssi ja Onyix tumma linssi sekä kosteutta vapauttava silmäsuoja)
Blink ryhmä 2212
• Kuivasilmätuotteet
- Silmätipat (Blink-n-clean, Blink intensive 3in1, blink intensive tears)
- Silmäsuihkeet (Blink refreshing ja Tears plus nestemäinen geeli)
Kawe ryhmä 222
• Verenpainemittari (A1 ilmakäyttöinen) , tutkimussänky ja tuoli tutkijalle kaasujousella
• Pumppupullot lasinen ja muovinen, kynälamput
Titan Surgical ryhmä 224
• silmäkirurgiset instrumentit
Dolphin ryhmä 225
• suurennusohjelmat heikkonäköisille ja sokoille
Lindner socks ryhmä 226
• sukat ja tuet käsiin ja jalkoihin
Carton optical ryhmä 24
• suurennuslevyt
• erikoislinssit
LVI International ryhmä 292
• Visuaaliset apuvälineet
- Lukukamerat (mm. Magnilink S Premium 2: lukukamera, Magnilink Vision Basic: videosuurennuslaite, Magnilink Pro: monipuolinen, jolla voi selata mitä vain koko ajan tarkennettuna)
Eschenbach suurennuslasit ryhmä 3
- Kädessä pidettävät suurennuslasit (Aplanatic, asfääriset kaksikäyttöiset, biconvex, mobilux LED, taitettavat suurennuslasit)
- Jalusta suurennuslasit (Baarin suurennuslasit, kirkkaat kenttäjalustimet, valaisemattomat jalustimet)
- Lukulasit ( litteät lukulasit)
- Silmälasien suurennuslasit (Clip-on, noves, prismaattiset ja silmämikroskoopit)
- Videon suurennuslasit (kädessä pidettävät, työpöydän videon suurennus, lukukoneet)
Sekalaiset ryhmä 30
- Microlife verenpainemittarit, näköseulapannat ym
Coil ryhmä 300
• Suurennuslasit
- AT8 Led ladattavat suurennuslasit (eri suurennusvaihtoehdot mm. 3x/8DPT, 7x/24DPT, 5x/16DPT)
- Coil mobile mag valolliset käsisuurennuslasit (eri suurennusvaihtoehdot mm. 3x/8DPT, 7x/24DPT, 5x/16DPT)
- Coil Hi-Power suurennuslasit (5215, 5204, 5206, 5203)
- Coil pöytämallit varrella( 8 erilaista vaihtoehtoa) ja ilman (2 vaihtoehtoa)
Uemax Technology ryhmä 305
• Digitaaliset suurennuslaitteet
- Elektroniset suurennuslaitteet ( Uemax UM036 ”4,3 ja Uemax ”3,5, UM007 kannettavan videon suurennuslasi ”7,0)
Polywel Assen Holland ryhmä 31
• Polarisoivat ripustimet (Polarisoivat Clip-On Clip & Flip, Polarisoivat Clip-On No Flip, polarisoivat omien lasien päälle laitettavat aurinkolasit)
Como frame ryhmä 32
• Lasten kehykset (vastasyntynyt, vauva, lapsi, nuori)
Otto Aldinger & Sohn ryhmä 33
• Ventilette lämmittimet kehyksille sekä moottorit niille
Technidis ryhmä 35
• kehysvaraosat ja tarvikkeet
• työkalut optikkoliikkeisiin
• pienoptiikkaa
Eschenbach kiikarit ryhmä 4
- Kiikarit (mm. Vision, Regatta, Vision) ja oopperalasit (La Scala ja Glamour collection)
Bon Optik ryhmä 60
• Silmälaitteet silmien tutkimiseen
- Sarveiskalvon tutkiminen (mm. Scheimpflug topografi, bon Antares kuiva-silmä-topografia, ACOMOREF 2 K keratometri)
- Verkkokalvon tutkiminen ( erilaiset verkkokalvoskannerit CenterVue Eidon, COBRA monipuolinen digitaalikamera)
- Refraktio/visuaalinen tarkistus (karttaprojektori CP-50, FT-2 kuljettajan ajokorttimittari, kädessä pidettävä autorefkratometri Retinomax 5)
- Glaukooman tutkiminen (asennus tonometrit A-900, F-900, Z-800 sekä Icare Home itsetonometri, Icare ic100 tonometri ammattikäyttöön silmälääkäreille, optometreillle ja optikoille)
- Digitaaliset rakovalolamput (mm. Bon DigiPro4 sarja)
Intercom/Canton ryhmä 600
- näöntutkimuslaitteet
- silmäntutkimuslaitteet
- kehystelineet
- O’ JOY brandituotteet
DMD ryhmä 6000
- LCD näkötestitaulut
Ocular ryhmä 601
• Tutkimuslinssit lähinnä ammattikäyttöön silmälääkäreille
F.i.s.o. ryhmä 603
• Näöntutkimusyksiköt ja potilastuolit
- Potilastuolit (mm. Gloria, Liberty, Doctor, Prima)
- Näöntutkimusyksikkö (Panvisus Onette)
Kowa ryhmä 604
• Silmänpohjakamerat
- Kowa nonmyd (7, WX3D, VX-10i, alpha-D)
- Kädessä pidettävä tonometry (Kowa HA-2)
Easyopth ryhmä 605
• kertakäyttöiset aplanaatiotonometrin mittaprismat
Optomed ryhmä 606
• Suomalaiset silmänpohjakamerat (mm. Optomed Smartscope Pro ja Optomed Aurora)
Unicos ryhmä 608
• Silmälaitteet
- Näkötestiprojektori ACP-700
- Autorefraktometri URK-800F
- Linssimittari ULM-800
SunOptic ryhmä 60A
• valmislasit, tietokonelasit, aurinkolasit
Lamput LemKem ryhmä 61
• varalamput
Printteripaperit Kassamagneetti ryhmä 611
• printterin lämpöpaperit mittalaitteisiin
Innojok ryhmä 62
• Lamput ja valolaatikot
Eyetec ryhmä 72
• Laitteet yms.
Volk ryhmä 722
• tutkimuslinssit USA ( epäsuora BIO-objektiivit, ei-kosketuskärkiset lampun linssit, epäsuora kosketus laser-objektiivit, suorat laser-linssit,erikoishoito linssit, Gonion linssit)
Ciom ryhmä 74
• linssilaatikot ( 232 setit, 90/158 setit ja kabinetti 232 setit))
Siclair ryhmä 800
• linssinpuhdistusnesteet ja liinat
Swedeoptik / Fatif ryhmä 81
• Linssit ( erikoissuodattimet)
Univet ryhmä 812
• suojalasit ja luupit
- Suojalasit (useita eri malleja)
- Suojalasit omien lasien päälle (5x7)
- Luupit ( Galilei, Techne RX ja Techne prismatic sekä prismatic)
Menicon ryhmä 900
• Piilolinssit ja nesteet
Micro medical devices ryhmä 901
• Pienlaitteet USA:sta
Shamir Thailand online ryhmä 91 ja Shamir varastolinssit 92
• Shamir Thaimaa
Uimalasit ryhmä 911
• Korea
Kehykset Ojoy ryhmä 91A ja linssit Ojoy 91B sekä 91C
• Shamir Thaimaa
Hydrotac ryhmä 95
• Hydrotacit
Eye omega ryhmä 99
• Kuiviin silmiin omega